Introducción
En el mundo empresarial acelerado de hoy, la gestión efectiva de objetivos es crucial. Aquí es donde entran en juego los OKR (Objetivos y Resultados Clave). Este marco de trabajo, popularizado por John Doerr, se centra en establecer objetivos claros y medibles que conduzcan a resultados impactantes.
Los OKR no solo mantienen a los equipos en la misma página, sino que también proporcionan un camino claro hacia la excelencia operativa. En este artículo, exploraremos los detalles de los OKR, cómo se diferencian de indicadores como los KPI, y terminaremos con un ejemplo realista para aterrizar los conceptos.
La importancia de los OKR radica en que promueven el pensamiento a largo plazo, la innovación y un sano "estiramiento" de las capacidades de la organización. Bien implementados, los OKR impulsan la colaboración entre equipos, la toma de riesgos y un enfoque en resultados ambiciosos y realistas.
Compañías líderes como Google, Intel, Uber y LinkedIn han adoptado los OKR transformando sus culturas hacia una mentalidad de crecimiento. En este artículo exploraremos más a fondo qué son los OKR, sus beneficios y cómo pueden implementarse exitosamente.
Orígenes de los OKR
A mediados de los 70s, cuando Intel transitaba de ser una pequeña startup a una corporación que cotizaba en bolsa, Doerr se unió al equipo de Andy Grove. En esa época, Intel tenía dificultades para enfocarse y alinear a toda la organización. Fue entonces cuando Grove implementó un sistema de gestión basado en objetivos y resultados clave; lo que luego se conocería como OKR.
Con un sentido de urgencia, Grove reunía a sus ejecutivos cada trimestre para definir los objetivos críticos del negocio. Luego, medía rigurosamente los resultados, recalibrándolos de forma continua. Pronto, Intel logró alinearse y enfocarse en la oportunidad clave: los microprocesadores. Esta agilidad catapultó el crecimiento de Intel en las siguientes décadas.
Inspirado por el éxito de Grove, John Doerr difundió la metodología OKR en Silicon Valley. Primero en Google y luego en decenas de startups donde Doerr invertía como capitalista de riesgo.
En la actualidad, los OKR se han convertido en el lenguaje universal para la ejecución de estrategias, permitiendo que organizaciones en todo el mundo traduzcan ambiciones en resultados.
Qué son los OKR
Los OKR, u "Objetivos y Resultados Clave", son un marco de gestión que ayuda a las empresas a establecer, comunicar y medir sus objetivos.
Empecemos por desglosar los dos componentes:
Objetivos
Los objetivos son lo que quieres lograr; son claros, concisos y suelen ser cualitativos.
Resultados clave
Los Resultados Clave, por otro lado, son las métricas que demuestran de forma cuantitativa cómo vas a alcanzar ese objetivo. Son específicos, temporales y medibles.
Si los objetivos son el "qué," los Resultados Clave son el "cómo."
Una de las particularidades del sistema OKR es su escalabilidad y flexibilidad. Un Resultado Clave en un ciclo puede definir un objetivo en el próximo. Por ejemplo, si un Resultado Clave es "Aumentar la base de usuarios en un 20% en el próximo trimestre," ese Resultado Clave podría llevar a un Objetivo como "Retener al nuevo 20% de usuarios," con sus propios Resultados Clave para el siguiente ciclo.
Es crucial entender que los OKR no son una lista de tareas. Son una forma de alinear esfuerzos y focalizar la energía del equipo en los desafíos más significativos. Y aunque puedan parecer sencillos en la superficie, la clave del éxito radica en la ejecución y en la revisión continua para asegurar que se está avanzando en la dirección correcta.
Para trabajar correctamente con OKRs, primero hay que tener en cuenta la naturaleza de la empresa, esto es: su misión, visión, principios y valores, equipo, servicios, mercado, geografía y básicamente todo lo que la describe. De esta forma se pueden declarar objetivos alineados con la realidad de la empresa y se pueden establecer resultados clave que no obliguen a la organización a detener su operación.
Una forma de saber si los OKR están bien hechos para una empresa es evaluar si es que baja el rendimiento o se ve afectada la operación de la empresa al perseguir los resultados clave.
Una vez implementados los OKR en la empresa, todos sus miembros deberían enfrentarse a sus tareas en el día a día utilizando una aproximación de “respuesta primero”. Es decir, cada una de las tareas que hacen deberían responder a si esa tarea las acerca a obtener el resultado clave que están construyendo. Si la respuesta es «no», entonces, no deben ejecutar la tarea, si la respuesta es «sí», podrían proceder con el cómo esa tarea los acerca al resultado.
Un error muy común en la construcción y ejecución de OKR es que son metas separadas de lo que hace la empresa en el día a día y, por lo tanto, son tratados como un side-project dentro de la compañía. También es importante que los objetivos sean complementarios entre sí, de manera que abarquen la totalidad de los ámbitos de la empresa.
En resumen, los OKR ofrecen una estructura que permite a las organizaciones ser más deliberadas en la forma en que establecen y persiguen sus objetivos, asegurando que todo el equipo esté alineado y enfocado en las actividades que realmente importan.
Clave: Los OKRs no son listas de tareas, son una ruta medible hacia la visión de la empresa.
Diferencia entre los OKR y los KPI
Los OKR y los KPI a menudo se confunden, pero sirven para propósitos distintos y se complementan entre sí.
Los OKR son una herramienta para establecer y alcanzar objetivos, mientras que los KPI (Indicadores Clave de Desempeño por sus siglas en inglés) son métricas que te ayudan a entender cómo te estás desempeñando en áreas clave. En otras palabras, los OKR te dicen «a dónde ir» y los KPI te dicen «cómo te está yendo en el camino».
Los KPI son métricas retrospectivas, centradas en lo que ya ha ocurrido. Sirven para monitorear la salud y eficiencia de las operaciones existentes. Los OKR en cambio son prospectivos, definidos hacia el futuro.
En muchos casos, los KPI existentes pueden usarse para medir Resultados Clave de los OKR. Por ejemplo, para el Objetivo "Mejorar la experiencia del cliente", un Resultado Clave podría ser "Reducir el tiempo promedio de espera de 10 a 5 minutos" y eso puede medirse con el KPI de tiempo de espera.
Así, los KPI pueden proveer los datos cuantitativos para evaluar el progreso hacia los Objetivos cualitativos. De esta manera, los KPI nos pueden ayudar a conectar el presente con el futuro deseado.
Clave: OKR = A dónde ir. KPI = Cómo nos está yendo. Son complementarios.
Tipos de OKR: De la empresa a la persona
Los OKR pueden clasificarse en tres niveles: OKR de Empresa, OKR de Equipo e OKR Individuales, y cada uno de ellos tiene un papel crucial en la ejecución de la estrategia.
OKR de Empresa:
Definen las prioridades máximas para toda la organización en un período, usualmente un año. Por ejemplo, un objetivo de empresa podría ser "Expandirnos a 5 nuevos mercados en LatAm". Sus resultados clave medirían el progreso, como el número de mercados penetrados.
OKR de Equipo:
Los OKR de Equipo se centran en cómo cada departamento o unidad de negocio contribuye al éxito de los OKR de Empresa
Los equipos transforman los OKR de empresa en objetivos propios para contribuir en un plazo más corto, usualmente un trimestre. Por ejemplo, para apoyar la expansión regional, el equipo de Marketing podría tener el objetivo «Desarrollar estrategias de marketing localizadas».
La colaboración entre equipos es esencial; por ejemplo, el equipo de marketing debe alinear sus OKR con los del equipo de ventas para asegurarse de que están remando en la misma dirección.
OKR Individuales:
Cada persona establece sus OKR en línea con los de su equipo. Por ejemplo, un integrante del equipo de Marketing podría tener el objetivo individual «Producir 10 piezas de contenido localizadas de alta calidad».
Esta cascada de OKR promueve alineación y colaboración. Los equipos trabajan de forma coordinada hacia una meta común de empresa. Y los individuos se apoyan mutuamente para cumplir los OKR de sus equipos.
Si en una empresa los OKR son una fricción, quitan el foco o tienen a equipos desalineados, entonces no están bien implementados. Cuando los objetivos son transparentes y accesibles para todos, se genera un compromiso colectivo con las prioridades organizacionales. La visión se vuelve tangible y medible trimestre a trimestre.
Así, los OKR conectan el trabajo diario de cada persona con la estrategia máxima de la empresa. Y esta alineación impulsa resultados excepcionales.
Clave: Hay OKRs a nivel de empresa, equipo e individuo para alinear esfuerzos.
Separando entre objetivos y resultados clave
Tipos de objetivo (la O en OKR)
Los objetivos en OKR se categorizan principalmente en dos tipos: Aspiracionales y Comprometidos. Los Objetivos Aspiracionales son ambiciosos y sirven para impulsar a la organización hacia la innovación y el cambio. No se espera que se cumplan al 100%, pero sí que muevan la aguja. Por otro lado, los Objetivos Comprometidos son aquellos que deben cumplirse sin excusas. Generalmente son de corto plazo y específicos.
Tipos de resultados clave (los KR en OKR)
Los resultados clave pueden ser del tipo porcentaje, hito o cantidad.
Usar porcentajes es útil para metas como "Aumentar el tráfico web en un 40%". Los hitos son excelentes para proyectos con etapas claras, como "Lanzar 3 nuevos productos". Las cantidades son efectivas para metas cuantificables como "Agregar 200 nuevos clientes".
Una cosa que nos ha resultado muy bien es tomar los resultados clave que se perseguirán en un plazo de tiempo y convertirlos en un objetivo con sus propios resultados clave para perseguir en un tiempo más acotado. De esa manera, no hay que esperar el ciclo completo para saber cómo y cuánto te estás acercando al objetivo de la empresa.
Clave: Objetivos son Aspiracionales o Comprometidos; Resultados Clave son medibles.
Cómo medir los resultados clave
Medir los Resultados Clave es un aspecto vital en el sistema OKR. Usualmente, se emplea un sistema de puntuación que va de 0 a 1.0 para evaluar el grado de completitud de cada KR. Un puntaje de 1.0 indica que se ha logrado completamente el KR, mientras que un puntaje más bajo indica progreso pero no completitud.
Usualmente se considera un puntaje de 0.7 (70%) como un buen resultado. Esto implica que el Resultado Clave está casi completado o fue superado ampliamente.
Un puntaje de 0.5 (50%) es aceptable, indicando progreso parcial. Pero los Resultados Clave inferiores a 0.5 deben ser analizados para entender por qué no se cumplió el objetivo.
La clave es que un Resultado Clave incompleto no entrega una señal clara de progreso. Por ejemplo, si un Resultado Clave es "Lograr 100 mil nuevos usuarios" con un puntaje de 0.3, no sabemos si los 30 mil usuarios logrados en realidad impactan el Objetivo mayor.
Aquí es donde se pone interesante: no terminar un KR no es solo un fracaso a nivel individual o de equipo, sino que también pone en peligro la estrategia global de la empresa. Si un KR no se completa, es imposible evaluar si el Objetivo asociado contribuye realmente al Objetivo de Empresa. Es como intentar armar un rompecabezas con piezas faltantes; simplemente no obtendrás la imagen completa.
Para medir el progreso de forma rigurosa, es crítico completar los Resultados Clave al máximo posible. De lo contrario, no se genera la información necesaria para evaluar si los Objetivos individuales y de equipo están apoyando efectivamente el logro de los OKR de la empresa.
Por eso, es crucial que los KR sean SMART (Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y Temporales). Un KR bien definido es más fácil de medir y, por lo tanto, más fácil de completar. No completar un KR puede ser una señal de que no estaba bien definido desde el principio, lo que en sí mismo es una lección valiosa.
Completar los Resultados Clave también genera una mentalidad disciplinada y una cultura de compromiso con los objetivos. Los equipos se habitúan a entregar lo prometido, entendiendo que la confiabilidad y consistencia son claves para el éxito a largo plazo.
Para asegurar la completitud de un KR, sobre todo si éste finaliza en 3 meses, es partirlo en resultados clave más pequeños que puedan ser evaluados y finalizados en períodos más cortos. Por ejemplo, si un KR es aumentar en 240 el número de nuevos clientes, eso se puede convertir en un KR semanal de aumentar en 10 clientes. Así, uno puede saber si logrará cumplir con el KR.
En síntesis, los Resultados Clave completados generan transparencia y enfoque. Permiten vincular el trabajo diario con las metas estratégicas máximas. Esta conexión directa impulsa organizaciones de alto desempeño.
Clave: Utiliza un sistema de puntuación de 0 a 1.0 para evaluar KRs. Un 0.7 es generalmente bueno; menos de 0.5, indaga. KR incompletos son un riesgo estratégico. Hazlos SMART.
Frecuencia de revisión de OKR, comunicación y transparencia
La frecuencia con la que revisas tus OKR depende de la naturaleza de tus objetivos. Los OKR de Empresa suelen tener una periodicidad trimestral o anual para alinearse con los ciclos de planificación empresarial. Los OKR de Equipo e Individuales suelen revisarse más a menudo: mensual o incluso semanalmente. La revisión frecuente permite ajustes ágiles y reorientación si es necesario.
Una revisión frecuente de OKR asegura que estés en el camino correcto y te permite hacer ajustes antes de que sea demasiado tarde. Recuerda, los OKR no son una "configuración y olvido"; son un sistema vivo que necesita atención y ajustes regulares.
La transparencia es fundamental en el sistema OKR. Todos en la organización deben tener acceso a los OKR de todos los niveles. Esto no solo aumenta la transparencia sino que también fomenta la colaboración y la responsabilidad compartida. La comunicación regular sobre el progreso de los OKR, a través de reuniones y actualizaciones, mantiene a todos informados y alineados.
La comunicación y transparencia no son solo buenos para la moral; son esenciales para el éxito de OKR. Cuando todos saben qué es importante y cómo van las cosas, se crea un entorno donde la colaboración y la innovación florecen.
Clave: Revisa los OKRs con la frecuencia adecuada para su tipo (empresa, equipo, individual). Transparencia y comunicación constante son vitales para el éxito.
Ejemplo de implementación: Empresa de servicios de limpieza de hogar
Resumen de la empresa
Limpieza Impecable es una empresa de servicios de limpieza doméstica fundada hace 5 años en Santiago de Chile.
Esta empresa se especializa en ofrecer servicios de limpieza de alta calidad para hogares. Con una misión centrada en eliminar la carga de la limpieza y el orden para sus clientes, se enfoca en un mercado de dueños de hogar ocupados con alta capacidad de pago. Con 5 años en el negocio, la empresa se enfrenta a varios desafíos como mejorar su profit margin, implementar planes de carrera para sus empleados y crear sistemas que mejoren la calidad y eficiencia del servicio.
Actualmente tienen un margen de ganancia del 20% y una plantilla de 50 personas distribuidas en los equipos de Operaciones, Ventas, Marketing, RRHH, Finanzas y Administración. Su misión es entregar una experiencia de limpieza tan impecable que esta tarea deje de ser un trámite para sus clientes.
Principios y Valores:
Excelencia en atención al cliente
Empoderamiento y cuidado de los trabajadores
Integridad y cumplimiento de la ley
A continuación se presenta su plan de OKR para alinear a la organización hacia la excelencia en el servicio:
OKR Anuales de Empresa
Objetivo Aspiracional: Ser la empresa líder en servicios de limpieza de hogar de alta calidad, ofreciendo una experiencia sin igual que elimina la carga de la limpieza y el orden para nuestros clientes.
Resultados Clave:
Implementar un sistema de suscripción con al menos 200 suscriptores activos.
Alcanzar un índice de satisfacción del cliente (ISC) de al menos 90%.
Desarrollar y lanzar un sistema de garantía de calidad.
Alcanzar un Profit Margin del 25% para el final del año.
OKR de Equipo (Trimestrales)
Equipo de Operaciones
Objetivo O1: Implementar un sistema de garantía de calidad.
Resultados Clave:
Diseñar el sistema de garantía en el primer mes.
Implementar el sistema de garantía en el segundo mes.
Realizar auditorías de calidad en el 100% de los trabajos mensualmente.
Mantener un índice de errores por debajo del 2%.
Equipo de Ventas
Objetivo V1: Escalar la base de clientes manteniendo la calidad del servicio.
Resultados Clave:
Aumentar las ventas en un 20% cada mes.
Mantener una tasa de retención de clientes del 90% o más.
Conseguir al menos 50 referencias de clientes satisfechos.
Implementar un programa de fidelización con al menos 100 miembros activos.
Marketing
Objetivo M1: Reforzar la misión de la empresa a través de estrategias de marketing.
Resultados Clave:
Lanzar 2 campañas centradas en la misión en el próximo trimestre.
Aumentar el tráfico web en un 30% mensualmente.
Obtener 500 nuevos seguidores en redes sociales cada mes.
Generar al menos 100 leads calificados mensualmente.
Recursos Humanos
Objetivo RH1: Empoderar y cuidar a nuestros trabajadores.
Resultados Clave:
Desarrollar un plan de carrera para el 100% de los empleados en 3 meses.
Implementar un programa de capacitación trimestral.
Mantener un índice de satisfacción laboral del 85% o más.
Reducir la tasa de rotación laboral por debajo del 10%.
Contabilidad y Finanzas
Objetivo F1: Optimizar los costos.
Resultados Clave:
Realizar un análisis de costo-beneficio en 2 meses.
Identificar y aplicar medidas de reducción de costos que ahorren al menos un 5%.
Mantener los costos operativos por debajo del 65% de los ingresos.
Lograr un aumento del 10% en eficiencia operativa.
Objetivo F2: Incrementar el valor del servicio.
Resultados Clave:
Implementar 2 nuevas características o servicios adicionales en 3 meses.
Lanzar una oferta de bundling que aumente el precio promedio por cliente en un 15%.
Alcanzar una tasa de adopción del 25% para los nuevos servicios o características.
Implementar un sistema de suscripción con al menos 50 suscriptores en el primer trimestre.
Administración y Cobranza
Objetivo A1: Mejorar la eficiencia en administración y cobranza.
Resultados Clave:
Implementar un sistema automatizado en 2 meses.
Mantener una tasa de cobranza del 95% o más cada mes.
Reducir el tiempo de ciclo de cobranza en un 10%.
Alcanzar un tiempo de respuesta al cliente inferior a 24 horas.
Sistema de Trabajo Colaborativo
Reuniones mensuales interdepartamentales para presentar avances en KR y fomentar la colaboración entre equipos.
Reporte quincenal de OKR en tablero compartido
Conclusiones
Los OKRs se popularizaron a través del libro de John Doerr que se titula «Mide lo que importa». Básicamente, los OKR nos permiten declarar y alinear a toda la organización, los temas y objetivos en los que deberán trabajar.
Implementar correctamente los OKR permite un enfoque y alineamiento en la empresa que facilita la ejecución de la estrategia.
Toda la idea de trabajar con OKRs es que cada individuo dentro de la organización pueda decidir si la tarea que realizará impacta o no los resultados que finalmente nos llevarán a cumplir con el objetivo.
Es por eso que es tan importante que dentro de la organización, cada individuo esté constantemente preguntándose cómo, cada cosa que hace le permite lograr el resultado que busca la empresa. Pero es imposible hacer esto si el KR no se encuentra en línea con lo que hace.
Los OKR son una herramienta que permite detallar, transparentar y comunicar a la empresa entera qué es lo importante y en qué enfocarse y, como cualquier marco de trabajo, si no es bien implementado, no solo no logra con su propósito, sino peor, podría ser un detrimento para la empresa.
Si quieres profundizar más sobre los OKR, puedes leer el libro de John Doerr